Egal, wie ich es drehe und wende, der Tag hat nur 24 Stunden. Einige davon möchte ich meiner Familie, meiner Freizeit und meinem Schlaf widmen. (Der Haushalt und so manche private Verpflichtungen sind ja auch noch da …) Und so schrumpft auch die Zeit, in der ich arbeiten kann (und will). Zum Glück gibt es ein paar Strategien, Routinen und Tools, die mir helfen, in meinem Alltag als Übersetzerin mehr aus meiner Zeit zu machen.

Diesen Monat mache ich bei „12 von 12“ mit. Kennst du dieses Blogformat? Es geht darum, den 12. Tag eines Monats auf dem eigenen Blog mit 12 Bildern zu dokumentieren. Ich* habe mir überlegt, die 12 Januar-Bilder um 12 Strategien zu ergänzen, die mir als Übersetzerin helfen, produktiver zu sein.

Wer weiß, vielleicht ist der eine oder andere Tipp ja was für dich?

#1 Feste Arbeitszeiten

5:50. Der Wecker klingelt. Nein, nicht meine Zeit. Ich möchte aber meine Mädels sehen, bevor sie das Haus Richtung Schule verlassen. Solange schulpflichtige Kinder zu Hause sind, werde ich weiterhin so früh aufstehen (müssen).

Der Vorteil, wenn ich mich nach den Schulzeiten richte? Um 8 Uhr sitze ich schon am Schreibtisch. Geduscht. Gekämmt. Schick und leger angezogen. Das tut mir gut. Dabei habe ich festgestellt: Wenn ich morgens früh anfange, mir eine fixe Uhrzeit für den Feierabend setze, und mir am Wochenende eine richtige Pause gönne, bin ich unter der Woche viel produktiver und schaffe in weniger Zeit einiges mehr.

Wie sieht es bei dir aus? Legst du dir feste Arbeitszeiten und hältst du sie auch ein? Oder handhabst du es lieber spontan, je nach Auftragslage bzw. Lust und Laune? Wenn es so für dich passt, brauchst du daran natürlich nichts zu ändern. Falls nicht, könntest du dir überlegen, womit du dich wohler fühlen würdest.

#2 Neue Gewohnheiten an etablierte Gewohnheiten ankoppeln

Ich bewege mich zwar gerne, gehöre aber zu den Sportmuffeln. Rücken- und Schulterschmerzen mag ich aber noch weniger als Sport. Deswegen stehe ich gleich nach der Dusche und vor dem Zähneputzen vor dem Spiegel und mache eine Runde Schulterübungen. Dieses Koppeln an das Duschen und Zähneputzen hilft mir, daran zu denken und dranzubleiben. (Noch ein Pluspunkt: Da ich noch halb im Schlaf bin, frage ich mich nicht, ob ich jetzt Lust dazu habe oder nicht. 😉)

Magst du demnächst eine neue Gewohnheit einführen? Überlege, mit welcher anderen gut etablieren Gewohnheit du sie am besten verbinden könntest.

#3 Feste Rituale bzw. Workflows etablieren

Die Teekanne ist bereit. So kann der Arbeitstag starten. Rituale geben mir Halt. 

Unter der Woche habe ich morgens einen festen Ablauf. Aufstehen, (erstes Mädel verabschieden), duschen, Schulterübungen, (zweites Mädel verabschieden), Tee kochen, Kaffee machen, frühstücken (drittes Mädel verabschieden). Schnell nachschauen: Was steht heute Mittag auf dem Wochenplan? Wer ist heute mit Kochen dran? Mein Mann, die eine Tochter, ich? Soll ich schon etwas aus der Tiefkühltruhe rausholen? 

Ich bin kein Morgenmensch. Ein paar Stunden brauche ich schon, um wirklich wach zu werden. Die gewohnten Routinen kommen mir da sehr entgegen.

Bist du morgens topfit und sofort startklar? Überlege dir vielleicht trotzdem, welche Gewohnheiten dir ganz konkret helfen würden. Vielleicht ein Nickerchen mittags? Oder nachmittags eine Runde an der frischen Luft?

4# Mit To-do-Listen arbeiten

Auf dem Schreibtisch wartet meine To-do-Liste für heute schon auf mich. Die To-do-Liste für diese Woche auch. Sie sind nicht lang. Dafür aber realistisch und mit genug Raum für Unvorhergesehenes. Meine erste Arbeitswoche nach der Winterpause wollte ich bewusst langsamer angehen. 

Früher habe ich viel Zeit damit verbraten, endlose Listen zu schreiben. Davon habe ich dann nur wenige Punkte abgehakt. Nein, kein zufriedenstellendes Gefühl. 

Inzwischen kann ich viel besser einschätzen, was ich an einem Tag bzw. in einer Woche schaffen kann. (Dazu unten mehr). Ich kann viel besser priorisieren und bin viel selektiver, was auf meine Listen jeweils darf. 

(Übrigens, hier kannst du dir das Workbook herunterladen, das mir hilft, mein Jahr realistisch zu planen und die richtigen Prioritäten zu setzen.)

Für meine To-do-Listen richte ich mich (grob) nach dem System der 1-Minute-Liste nach Linneberger. Aufgaben unterteile ich in drei Blöcke:

• Auf einem DIN-A8-Karteikärtchen: Was muss heute passieren?

• Auf ein DIN-A5-Notizbuch: Was ist diese Woche dran?

• Auf Trello: Alles, was heute oder dieser Woche noch nicht dran ist.

Diese Kombi von Digitalem und Papier hat sich bei mir bewährt. Vom Papier mag ich das Haptische. Eine erledigte Aufgabe mit Kuli durchzustreichen, ist für mich viel befriedigender als ein digitales Kärtchen zu verschieben. Die begrenzte Größe ist eine zusätzliche Hilfe, um mir nicht zu viel auf einmal vorzunehmen. 

In dem digitalen Tool Trello warten Aufgaben, sowie erste Ideen und Inspirationen geduldig auf mich. Sie grob nach Themen zu sortieren, reicht mir. Dank der Suchfunktion finde ich konkrete Aufgaben schnell wieder. An zeitkritische Aufgaben erinnert mich Trello rechtzeitig.

#5 Einen passenden Kalender nutzen und Puffer miteinplanen

Die Woche vor und nach jedem Urlaub markiere ich mir ganz bunt im Kalender. Eine kleine Erinnerung, mir da so wenige Termine wie möglich zu legen. So bin ich flexibler und kann auf eilige Aufträge und Unvorhergesehenes viel entspannter und flexibler reagieren. 

Auch wenn ich meine wunderschönen Paperblanks Kalender heiß und innig geliebt habe, bin ich vor ein paar Jahren für meine Terminplanung schweren Herzens auf den Google Kalender umgestiegen. Ein digitaler Kalender bietet mir einige Vorteile. Nämlich:

• Termine lassen sich problemlos hin und her verschieben. (Auf dem Kalender zu streichen hat mich doch gestört …)

• Wiederkehrende Termine muss man nur einmal legen. (Das fand ich auf Papier ziemlich lästig und auch fehleranfällig …)

• Ich kann farbcodierte Unterkalender für unterschiedliche Themen (Beratungstermine, Veranstaltungen, Privates, …) erstellen und nach Bedarf ein- und ausblenden.

• Das ausschlaggebende Argument für mich: Auf dem Handy kann ich auch unterwegs meine Termine und die von anderen Familienmitgliedern jederzeit überprüfen. (Bei einer 5-köpfigen Familie mit zwei berufstätigen Erwachsenen (samt Fellnase) ist das einfach Gold wert).

#6 Arbeitszeiten erfassen (z. B. mit Toggl)

Der Computer ist an. Als Erstes öffne ich den Browser. Drei Tabs sind voreingestellt: Google Calender, Trello und Toggle. Die bleiben bis zum Feierabend offen. So habe ich meine Termine, meine Aufgaben und meine Zeit immer im Blick. 

Seit Jahren erfasse ich konsequent meine Arbeitszeiten und ganz bestimmte Aufgaben und das würde ich dir auch wärmstens empfehlen. Inzwischen kann ich viel besser voraussagen, wie lange ich für eine bestimmte Aufgabe brauche, und besser einschätzen, was ich an einem Tag bzw. in einer Woche realistisch schaffen kann. 

Am meisten bringt dir die Zeiterfassung, wenn du daraus Schlüsse ziehst und dementsprechend Maßnahmen ergreifst. Ein paar Beispiele:

• Brauchst du für einen bestimmten Kunden immer deutlich mehr Zeit als eingeplant? Vielleicht ist deine Zeiteinschätzung doch nicht realistisch und du solltest eventuell über eine Preiserhöhung nachdenken.

• Brauchst du für Social-Media-Postings und Blogartikel ewig lang? Stehst du dir da vielleicht mit deinem Perfektionismus selbst im Weg? Wie könntest du ihn austricksen?

• Erledigst du deine Buchhaltung an einem Wochenende im Monat, auch wenn dich das sehr nervt? Dann blockiere dir unter der Woche ein bisschen Zeit dafür.

• Bist du ständig auf Social Media und verbringst viel zu viel Zeit darin? Dann suche dir ein paar Strategien aus, um diese Zeit einzuschränken. (Mein Tipp: Social-Media-Apps aus dem Handy verbannen, alle Meldungen abschalten, nur zu bestimmten Zeiten und mit Timer reinschauen).

#7 Der Timer − ein Freund und Helfer

Der Timer an meinem Handy ist mein ständiger Begleiter. Hast du von der Pomodoro-Technik schon mal gehört? 25 Minuten konzentriert arbeiten. Dann 5 Minuten Pause. Nach vier Einheiten 20 Minuten Pause. Und dann wieder von vorne. 

Für kreatives Arbeiten (Transkreations-Aufträge, Blogartikel, …) sind mir 25 Minuten zu kurz und ein Timer würde mich aus dem Flow reißen. Bei Übersetzungen, die eher mit Fleißarbeit verbundenen sind, hilft mir die Pomodoro-Technik samt Timer dagegen sehr. Ich denke da zum Beispiel an Produktbeschreibungen für Online-Shops mit einer hohen Anzahl an „Fuzzy Matches“ bzw. Teilwiederholungen. Wenn ich Pause mache, bevor die Konzentration nachlässt, vermeide ich Flüchtigkeitsfehler. 

Kurze und längere Pausen nutze ich, um mich ein bisschen zu bewegen und nebenbei einiges im Haushalt zu erledigen (Wäsche in den Schrank einräumen, die Spülmaschine ausräumen, einen Papierkorb leeren …). Eine kleine Erinnerung hilft mir, wieder zum Schreibtisch zu finden. 

Wenn ich in einer Aufgabe versunken bin − sei es, weil ich an einem Text feile, E-Mails abarbeite, auf LinkedIn spannende Beiträge lese oder vor mich hinträume –, vergesse ich gerne die Welt um mich herum. Oft weiß ich nicht mehr, was im Kalender steht und ich merke nicht, wie spät es inzwischen geworden ist. Mein Handy erinnert mich daran, dass in einer halben Stunde der Beratungstermin oder das Erstgespräch ansteht, oder die Postfiliale oder die Bibliothek bald schließt. 

Wie sieht es bei dir aus? Gehörst du zu den Vergesslichen und könnte dir ein Timer oder eine Alarm-Erinnerung gute Dienste leisten?

#8 Tastenkombinationen –fast wie Magie!

Ganz prominent auf meinem Bildschirm steht ein Post-It mit den Tastenkombinationen, die ich mir gerade aneignen möchte. 

Ich versuche, möglichst wenig mit der Maus zu arbeiten. Mit Tastenkombinationen geht es viel schneller. Es ist ein bisschen wie Klavier spielen (auch wenn ich kein Klavier spielen kann). Einmal verinnerlicht, können das meine Finger von alleine. 

Meine Tipps an dich:

• Überlege: Was könntest du mit einer Tastenkombination erledigen, was du sonst immer mit der Maus machst? Je öfter du das nutzt, umso größer wird die Zeitersparnis sein. (Wenn du als Übersetzerin oder Übersetzer unterwegs bist, sind die Tastenkombinationen in deinem CAT-Tool für dich besonders interessant!)

• Mache eine kurze Internetrecherche und schau, ob es dafür eine Tastenkombination schon gibt (Ich wette, sehr oft wird das der Fall sein.)

• Notiere dir die Tastenkombination auf einem Post-It und stelle es ganz prominent vor dich.

• Verpflichte dich, ab jetzt diese Tastenkombination in deinem Arbeitsalltag so oft wie möglich zu nutzen.

• Wenn du dich ertappst, wie du zu der Maus greifst, geh zurück und wiederhole es mit der Tastenkombination.

• Ich bin mir sicher, mit ein bisschen Übung hast du sie auch bald drauf.

• Wenn die eine Tastenkombination sitzt, mach dich an die nächste.

Je nach Sprache und Betriebssystem ändern sich die Tastenkombinationen. Mit einer schnellen Internetsuche wirst du aber schnell fündig. Das Schöne, viele Tastenkombinationen bleiben für viele Programme gleich.

Wenn du bisher ein absoluter Tastenkombination-Muffel warst, fange zumindest mit diesen drei an:

Strg C = Copy bzw. Kopieren

Strg V = Paste bzw. Einfügen

Strg S = Save bzw. Speichern

Bist du schon fortgeschrittener? Dann versuche, dich in Word oder im Windows-Explorer nach und nach „mausfreier“ zu bewegen. 

Vor ein paar Jahren machte ich eine für mich lebensverändernde Entdeckung: Windows + Punkt für Emojis. 😎

(Auf dem Mac ctrl+cmd+Leertaste)

#9 Domino-Aufgaben: kleine Griffe, große Wirkung

Hier siehst du meinen Drucker. Bei diesem kleinen Symbol musste ich früher jedes Mal rätseln. Soll das schon Bedruckte nach oben? Oder doch nach unten? Oft habe ich das falsch gemacht und mich über die Papier- und Tintenverschwendung geärgert. (Grrrr! Das sollte ich mir doch merken können!?) Irgendwann mal kam die pragmatische Lösung: Ein kleiner Hinweis draufgeklebt. Gut ist!

Noch ein kleiner Griff mit großer Wirkung. Meinen Drucker nutze ich als Papierablage. Wenn eine Rechnung reinkommt, drucke ich sie sofort aus. Sie wartet dort schön brav, bis Buchhaltung wieder dran ist. Zwischen Ablage und frisch Gedrucktes lege ich ein buntes Papierblatt. Das ist nicht zu übersehen.

Solche kleinen Griffe gehören zu den sogenannten Domino-Aufgaben. Das heißt, Aufgaben, die dir einmal Zeit kosten, danach aber Zeit (und Nerven!) sparen. 

Sei ab jetzt achtsam: Womit verlierst du unnötig Zeit? Was nervt dich immer wieder? Frage dich: Was könntest du heute bzw. demnächst tun, damit es später geschmeidiger geht? 

Paradebeispiele von Domino-Aufgaben sind Checklisten, Anleitungen und Textschnellbausteine. Ja, um sie zu erstellen, brauchst du ein wenig Zeit. Es lohnt sich aber durchaus. Dazu gleich mehr.

#10 Den Kopf entlasten mit Checklisten

Mit Squarespace einen neuen Blogartikel zu veröffentlichen, ist kein Hexenwerk. Bist du so perfektionistisch und detailverliebt wie ich (und das scheint in der Übersetzungsbranche weit verbreitet zu sein), gibt es etliche Kleinigkeiten, die da zu beachten sind. Daran erinnert mich meine Checkliste im Trello zuverlässig. Einfach einen Punkt nach dem anderen abhaken. Läuft!

Früher hatte ich den Anspruch, auch an alle Kleinigkeiten rechtzeitig zu denken. (Es ist doch nicht zu viel verlangt ...) Inzwischen sind Checklisten (und auch Anleitungen für Tools und Workflows) mein Fels in der Brandung. So erledigt sich für mich das nervige Nachschlagen und Überprüfen, und ich vermeide viele Flüchtigkeitsfehler, auch wenn ich gestresst oder müde bin. Das Wichtigste ist aber: Mein Kopf bleibt frei für wichtigere Dinge! 

Mehr zu Trello (sowie PhraseExpress, Canva und anderen praktischen Helferlein) erfährst du in diesem Blogartikel über die Tools, die ich als Übersetzerin nicht mehr missen möchte.

#11 Bildbearbeitung mit Canva

Die Bilder für diesen Blogbeitrag habe ich in Canva bearbeitet. Kennst du dieses Online-Tool? Ich bin davon ganz begeistert.  

Im Gegensatz zu Adobe Photoshop ist es sehr leicht zu erlernen und sehr günstig. Mit der kostenlosen Canva Version kommst du schon sehr weit. Die Pro-Version hat aber so viele coole zeitsparende Funktionen, dass ich es inzwischen bereue, nicht früher auf die kostenpflichtige Version umgestiegen zu sein. 

Mit Canva lassen sich hübsche Designs für Social Media erstellen, sowie auch Logos, Visitenkarten und Flyer gestalten. PowerPoint war mir schon immer unsympathisch. Inzwischen bereite ich alle Präsentationen und Handouts für meine Webinare und Workshops in Canva vor. 

Bist du neugierig und möchtest du Canva Pro ausprobieren? Über diesen Link kannst du Canva Pro 45 Tage kostenlos testen anstatt nur 30 Tage. Wenn du dich später für Canva Pro entscheiden solltest, bekomme ich als Dankeschön eine kleine Provision. Für dich wird dadurch nichts teurer. (Nur gültig für Canva Accounts, die noch nicht in den Genuss von Canva Pro gekommen sind.)

(Nach dieser kurzen Werbeunterbrechung kommt der allerletzte Tipp für heute. 😉)

#12 Textbausteine mit PhraseExpress

Ganz schön viel getippt heute … Für das Schreiben kreativer Texte kenne ich leider keine Abkürzung. Für Texte, die sich ständig wiederholen, schon! 

Hast du schon einmal gezählt, wie oft am Tag du „Herzliche Grüße“, „Liebe Grüße“ oder den eigenen Namen tippst? Musst du bei E-Mail-Verkehr in deiner C-Sprache immer wieder die gleichen Dinge nachschlagen? Und deine IBAN ist bei Online-Formularen nie griffbereit? Meine Geheimwaffe dafür heißt: PhraseExpress. 

Ja, ich weiß, ich weiß. Auf Microsoft Word und auf Outlook lassen sich auch Textbausteine anlegen. Die Stärke von PhraseExpress liegt jedoch daran, dass es sich um ein universelles Textbaustein-Tool handelt. Du legst den Textbaustein einmal an und du kannst ihn überall dort einsetzen, wo man Text eintragen kann - egal, in welchem Programm.  

(Wenn du auf Mac unterwegs bist, schau dir gerne TextExpander an. Darüber habe ich auch Gutes gehört.)

Wie sieht es bei dir aus? Ist Produktivität in deinem Übersetzungsalltag für dich gerade ein Thema?

Darüber halte ich im März ein Kombi-Webinar für den BDÜ-Fachverlag. In 2 Sitzungen à 2 Stunden gehe ich auf diese und noch ein paar andere Produktivitäts-Booster ausführlicher ein. Anhand praktischer Anwendungsbeispiele stelle ich dir einige kostengünstige und intuitive Tools vor (darunter selbstverständlich auch Trello, PhraseExpress, Canva und Toggl). Das Schönste dabei ist: Du kannst mir dazu so viele Fragen stellen, wie du magst. Sehen wir uns dort?  

*PS: Ein Disclaimer zum Schluss. Ein „12 von 12“ mit Produktivitätstipps anzureichern, ist eine super Idee, finde ich. Ist diese von mir? Nein, ist sie nicht. Ich habe sie bei der wunderbaren Katja Scalia gesehen und für genial gefunden. Hier ist Katjas Artikel, der mich zu diesem inspiriert hat.  

Was Produktivitäts-Strategien angeht, haben Katja und ich einiges gemeinsam. Sie ist aber keine Übersetzerin, sondern Webdesignerin. Wenn bei dir eine neue Website ansteht, schau gerne bei ihr vorbei. Sie hat schon ein paar sehr schicke Websites für Übersetzungskolleginnen auf Squarespace kreiert. Mehr Rückblicke „12 von 12“ findest du übrigens bei Caro von „Draußen nur Kännchen“.

**PPS: Noch ein Disclaimer. Habe ich tatsächlich diesen ganzen Artikel von der Idee bis zum letzten Schliff samt Bildern an einem Tag geschafft? Nein, habe ich nicht. Seit dem 12. September sammle ich dafür Ideen. Das Schreiben habe ich auf einige Tage verteilt und das Fotografieren auch. Das waren einige Stunden Arbeit. (Toggl verrät es mir: 10 Stunden fürs Schreiben, 4 Stunden fürs Rundherum.) 

Ist das geschummelt? Vielleicht. Mein erster Blogartikel des Jahres ist jetzt aber raus. Und das sogar in der ersten Woche nach meiner Winterpause. Das ist, was am Ende zählen sollte, finde ich. Also, noch ein Produktivitätstipp als Bonus: Ideen sammeln, vorarbeiten und nicht alles auf den letzten Tag verschieben. 😉

Lust auf mehr?

Melde dich für meinen Newsletter an und erhalte eine bunte Inspirationskiste bei dir im Postfach!