10 Tools, die ich als Übersetzerin nicht mehr missen möchte
Ein besseres Zeit- und Selbstmanagement als Übersetzerin? Mehr Sichtbarkeit als Sprachprofi? Diese intuitiven und kostengünstigen Tools möchte ich jetzt nicht mehr missen. Die nehmen mir nämlich viel Arbeit und Routineaufgaben ab und entlasten meinen Kopf. Vielleicht wäre das eine oder andere auch praktisch für dich?
(Diesen Blogartikel habe ich im Februar 2022 veröffentlicht und er wird in unregelmäßigen Abständen von mir erweitert und liebevoll aktualisiert. Schau gerne immer wieder vorbei!)
1# Toggl — Zeiterfassung leichtgemacht
Bauchgefühl ist gut. Keine Frage. Wenn Zeit ins Spiel kommt, ist Kontrolle besser. In meinem Fall zumindest.
Seit Jahren tracke ich konsequent meine Arbeitszeiten und ganz bestimmte Aufgaben. Daraus kann ich Erkenntnisse ziehen, um als Übersetzerin effizienter, produktiver und auch zufriedener zu sein.
Wie viele Zeilen pro Stunde schaffe ich im Durchschnitt für diese bestimmte Kundin? Hat sich diese Übersetzung überhaupt gelohnt? Oder muss ich nächstes Mal beim Wort- Zeilen- oder Stundenpreis justieren? Wie viel Zeit brauche ich für meine Buchhaltung? Ginge es nicht effizienter? Wie lange surfe ich heute schon auf LinkedIn, Facebook und Co.? Wie viel Zeit verbringe ich jeden Tag tatsächlich vor dem Bildschirm? Und klappt es mit dem Vorsatz, ausnahmsweise und nur kurz am Wochenende zu arbeiten?
Früher habe ich meine Zeiterfassung recht mühsam (und weniger konsequent) in Excel gemacht. Jetzt möchte ich Toggl dafür nicht mehr missen. Mit diesem sehr intuitiven Online-Tool sehe ich alles schwarz auf weiß. Was ich, außer der hübschen Gestaltung, besonders schätze: Falls ich vergesse, die Uhr zu starten oder zu stoppen, kann ich sie im Nachhinein immer anpassen. Sehr praktisch ist die Option, Reports für bestimmte Kunden, Projekte oder Tätigkeiten zu erstellen und sie als PDF zu exportieren. Die Basisversion (für meine Zwecke vollkommen ausreichend) ist kostenlos.
2# PhraseExpress — ein universelles Textbausteinsystem
Hast du schon einmal gezählt, wie oft am Tag du „Mit freundlichen Grüßen“, „Herzliche Grüße“ oder deinen Namen tippst? Musst du bei Antworten auf fremdsprachigen Kundenanfragen immer die gleichen Dinge nachschlagen? Und deine IBAN ist bei Online-Formularen nie griffbereit?
Du empfiehlst immer wieder die gleichen Kolleginnen. Dafür musst du aber jedes Mal ihre Kontaktdaten mühsam raussuchen. Bei Preisverhandlungen nutzt du stets die gleichen Argumente. Sie aber jedes Mal neu zu formulieren oder aus alten Mails herauszufischen, kostet dir Zeit und Nerven …
Für all diese Fälle verlasse ich mich auf das universelle Textbausteinsystem PhraseExpress. Ein sehr intuitives und kostengünstiges Programm, das mir jeden Tag durch weniger Tippen und weniger Nachdenken viel Zeit erspart. Das beste dabei ist: Die damit erstellten Textbausteine lassen sich in fast jedem Programm abrufen.
PhraseExpress ist von meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. In diesem kurzen Video zeige ich dir, wie mir Textbausteine das Netzwerken auf Social Media erleichtern.
https://www.phraseexpress.com/de/
3# Trello — der Sammelplatz für all meine Aufgaben
Der Geistesblitz für einen neuen Blogartikel, den nächsten Social-Media-Beitrag, ein spannendes Projekt … Die Kollegin, die ich noch diese Woche anrufen will … Der Ratgeber, der Blog, der Artikel, die vielversprechend sind … Die Anmeldefrist für das eine Seminar … Der Arzttermin, den ich langsam aber sicher vereinbaren muss … Die Rechnung, die bald fällig ist …
Früher hatte ich mir das alles in etlichen Heften, endlosen To-do-Listen auf losen Zetteln oder kunterbunten Post-its notiert. Da ich mir nie sicher sein konnte, das Gesuchte rechtzeitig wiederzufinden, habe ich versucht, vorsichtshalber einiges im Kopf zu behalten. Mit mäßigem Ergebnis.
Zum Glück kann ich mich jetzt auf Trello verlassen. Trello ist im Grunde ein Projektmanagementtool. Es funktioniert nach dem Kanban-Prinzip, was zu den agilen Projektmanagement-Methoden zählt. Das heißt: Aufgaben werden in Kärtchen organisiert, die von Liste zu Liste über ein Board wandern und so einen Workflow darstellen. Solche Workflows können sehr schlank sein (von drei Listen mit „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“) oder auch um einiges komplexer.
Trello ist für mich eine Art Wundersammelkiste. Da kommen alle meine Ideen und Projekten und all die Aufgaben, die noch nicht in der Tages- oder Wochenplanung gehören.
In Trello sammle ich Lese- und Videoempfehlungen, meine Checklisten, Inspirationen für meinen Blog oder meine Website, … Familie und Haushalt haben da auch Platz: Einkaufslisten, Infos von den verschiedenen Schulen, Lieblingsrezepten ... Alles sortiert in unterschiedlichen Boards.
Ja, ich muss es zugeben. Mein Schreibtisch ist noch nicht komplett stapel- und post-it-frei. In manchen meiner Trello-Boards sieht es noch ziemlich wild aus. Ich müsste regelmäßiger ausmisten und aussortieren. Es funktioniert aber auf jeden Fall besser als früher. Und das ist die Hauptsache. Kleine Schritte.
Ein Manko hat Trello in meinen Augen. Es wird nicht automatisch gespeichert. Für längere Texte ist es eher ungeeignet. Da greife ich lieber auf OneNote zurück. Dazu weiter unten mehr.
Praktisch finde ich die Möglichkeit, einzelne Boards für bestimmte Personen freizugeben. So bekommt jede Beratungsklientin von mir ein eigenes Board zugeteilt, in dem sie alle Informationen zu der Beratung gesammelt findet.
Die Basisversion von Trello ist für die einzelne Nutzung kostenlos und enthält überraschend viele Funktionen. Die Business-Class-Version bietet Automatisierungsfunktionen, auf die ich als fortgeschrittene Nutzerin nicht mehr verzichten möchte. (Vorsicht bitte aber beim Arbeiten mit mehreren Teammitgliedern. Hier kann die monatliche Gebühr schnell hoch ausfallen!)
4# Stift und Papier (darauf möchte ich nicht verzichten)
Ist das ein „Tool“? Nein, nicht wirklich. Aber trotz all der Digitalisierung greife ich immer wieder gerne zu Stift und Papier. Es hat etwas Haptisches, was mir bei manchem sehr hilft.
Mit einem Stift eine erledigte Aufgabe auf einem Papierblatt durchstreichen … Was für eine Befriedigung! Meine täglichen und wöchentlichen To-do-Listen erstelle ich deswegen noch ganz altmodisch auf Papier. Die täglichen kommen auf ein A8-Kärtchen. Die wöchentlichen auf ein DIN-A5-Notizbuch. Da ich wenig Platz zur Verfügung habe, sehe ich sofort, wenn ich mir für den Tag oder die Woche viel zu viel vornehme.
Irgendwie lustig. „Schreiben“ tue ich am liebsten (und am besten) beim Gehen. So kann ich die Angst vor dem weißen Blatt überwinden. Nachdenken kann ich aber am besten beim Schreiben. Meinen Gedankenwirrwarr kann ich erst entknoten, wenn ich ihn niederschreibe. Deshalb greife ich immer wieder zum Tagebuch, wenn eine Entscheidung fällig ist und ich vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehe.
Mein treuer Begleiter seit einigen Jahren: mein Erfolgstagebuch. Ein hübsches Heft mit all den großen und kleinen Errungenschaften der jeweiligen Woche. Denn im Leben geht es um die Ta-das und nicht um die To-dos (an dieser Stelle, danke liebe Nadine Hegmanns für diesen wunderbaren Spruch!).
5# OneNote — der Sammelplatz für all meine Ideen
Ideen für Blogartikel und Social-Media-Beiträge, die Lösung für ein kniffliges Wortspiel in einem Film, der Kommentar, den ich bei einer Bloggerkollegin hinterlassen möchte … Gute Einfälle überkommen mich überall. Nur nicht, wenn ich vor dem Computer sitze.
Früher habe ich solche Geistesblitze im besten Fall in irgendeinem Notizbuch aufgeschrieben. Häufig aber auf Werbeprospekten, Briefumschlägen oder Einkaufszetteln. Nicht selten sind solche Notizen in den Untiefen meiner Umhängetasche für immer verloren gegangen. Oft war meine Handschrift im Nachhinein nicht mehr zu entziffern. Nein, nicht ideal.
Seit ein paar Jahren nutze ich dafür OneNote − ein digitales Notizbuch aus dem Hause Microsoft. Die Computer- und die Handy-App lassen sich wunderbar synchronisieren. Mein Handy habe ich ja eh immer dabei.
Was ich besonders schätze: OneNote hat eine bombastische Suchfunktion. Meine Notizen kann ich übersichtlich in Notizbüchern, Abschnitten und auf Seiten strukturieren. Auch wenn eine Notiz da landet, wo es nicht sollte, finde ich sie in Sekundenschnelle wieder. Auch sehr praktisch: Ich kann sowohl Sprachaudios aufnehmen und darin speichern, wie auch Texte diktieren und automatisch in Text umwandeln lassen. Noch ein Pluspunkt: Alles wird automatisch gespeichert.
Wenn du lieber mit Mac und iPhone unterwegs bist, funktioniert Evernote nach einem ähnlichen Prinzip. Von der Aufmachung finde ich OneNote einfach hübscher. Ich bin ein visueller Mensch und die breite Palette an Farben hilft mir sehr. Schau, hier ein Beispiel:
Ein schöner Nebeneffekt von OneNote: Es nimmt mir die Angst vor dem leeren Blatt. Was ich darin schreibe, muss noch lange nicht perfekt sein. Es ist nur ein bisschen Gekritzel, Gedanken sammeln ... Das hilft mir sehr, meiner Kreativität freien Lauf zu lassen.
Anleitungen für Computerprogramme und -Apps speichere ich inzwischen in OneNote. Früher hatte ich den unrealistischen Anspruch, mir jede neue Funktion bei jedem neuen Tool merken zu wollen. Das klappte selten. Stattdessen mache ich mir jetzt für (fast) alles eine Anleitung. Ein paar Screenshots (Das geht übrigens wunderbar mit der Tastenkombination Umschalt + Windows-Taste + s), ein paar rote Pfeilen und Umrandungen und ein kurzer Hinweis. Das lässt sich wunderbar in OneNote speichern und (dank der schon oben erwähnten bombastischen Suchfunktion) auch in Sekundenschnelle wieder finden. Hier noch ein Beispiel:
Die Zeit für eine Anleitung ist eine gut investierte Zeit, finde ich. Wann immer ich dieses Programm oder diese eine Funktion wieder brauche, egal ob es nach zwei Tagen, zwei Wochen oder zwei Monaten ist, kann ich sie schnell nachschlagen. Ich brauche mich nicht mehr darüber ärgern, dass ich es vergessen habe. Ich muss mich nicht schon wieder bei Google auf die Suche machen und hoffen, dass ich den einen hilfreichen Artikel oder das eine Tutorial wieder finde. YouTube-Videos kannst du übrigens in OneNote direkt anbinden. Sehr praktisch!
Wofür nutze ich noch OneNote? Für meine Terminologierecherche. Referenztexte aus dem Internet kann man darin wunderbar speichern und durchsuchen. Kennst du diese kniffligen sprachlichen Fragen, die du dir einfach nicht merken kannst und du jedes Mal nachschlagen musst? Zusammen oder getrennt? Groß oder klein? Die landen bei mir nach und nach in OneNote.
Ich bin mir sicher, es gibt noch weitere Anwendungsmöglichkeiten für OneNote. Verrätst du mir bitte bei Gelegenheit, wie du OneNote nutzt?
6# Google Kalender — alle Termine auf einen Blick
Meine paperblanks-Kalender habe ich heiß und innig geliebt. Für meine Terminplanung bin ich aber vor ein paar Jahren schweren Herzens auf den Google Kalender umgestiegen.
Den Google Kalender kann ich auch am Handy abrufen. Mein Handy habe ich eh immer dabei. So kann ich jederzeit und überall schnell überprüfen, was heute dran ist und ob mir oder einem anderen Familienmitglied der eine Termin passt. Bei 5 gut beschäftigten Familienmitgliedern samt Hund verlor ich früher oft den Überblick.
Bei Google Kalender kann ich mehrere Kalender erstellen, um verschiedene Arten von Terminen besser im Auge zu behalten: Erstgespräche, Beratungen, Marketingmaßnahmen, Netzwerk- und Weiterbildungstermine, Familie, Geburtstage … Das finde ich sehr praktisch.
Diese Kalender kann ich auf Wunsch ein- und ausblenden. Ich kann sie auch für andere freigeben oder bestimmte Menschen zu einzelnen Terminen einladen. Das hat die Terminabstimmung mit meinem Mann deutlich erleichtert und somit auch unseren Familienalltag!
Ein kostenloser Dienst und auch noch von Google? Nein, mir ist das auch nicht ganz geheuer. Ich habe aber noch keine wirklich vergleichbare Alternative gefunden. Vielleicht du schon?
7# IntelliWebSearch — Worterbücher nachschlagen in Sekundenschnelle
Ich liebe Tastenkombinationen. Mit IntelliWebSearch sind digitale Wörterbücher und Online-Suchmaschinen nur eine Tastenkombination entfernt. Auf Wunsch auch mehrere Quellen gleichzeitig. Automagisch!
Wenn Tastenkombinationen nicht deins sind, kannst du die gesuchten Begriffe selbstverständlich auch über das Programm abrufen.
IntelliWebSearch ist ein sehr schlankes, aber starkes Offline-Recherchetool, das von einem Übersetzerkollegen entwickelt wurde. (An dieser Stelle danke Michael Farrell!). Ich muss zugeben, ich habe ein paar Anläufe gebraucht, bis alles funktioniert hat, wie ich es mir vorstellte. Zuerst mir die zahlreichen Tutorials in Ruhe anzuschauen und erst danach rumzuexperimentieren, hatte damals bestimmt nicht geschadet …
IntelliWebSearch ist ein kostenpflichtiges Tool zu einem sehr fairen Preis (mit der Möglichkeit einer kostenlosen zweimonatigen Testversion). Mitglieder von einigen Übersetzerverbänden, darunter auch dem BDÜ, bekommen sogar eine Vergünstigung.
https://www.intelliwebsearch.com
8# Squarespace — das edle Baukastensystem für meine Website
Seit vielen vielen Jahren läuft meine Website samt Blog auf Squarespace.
Die allererste Version meiner Website hat ein Fachmann für mich aufgestellt (an dieser Stelle danke Holger Lehmann!). Danach habe ich übernommen. Denn bei Squarespare ist spielendleicht Inhalte zu ändern oder hinzuzufügen. Mittlerweile habe ich mich eingearbeitet und kann auch die Gestaltung nach meinen Wünschen anpassen.
Was ich an Squarespace besonders schätze: im Gegensatz zu anderen Baukastensystemen sehen Squarespace-Templates sehr edel und hoch professionell aus. Meine Vorlage hat stolze 8 Jahre auf dem Buckel und sie gefällt mir immer noch.
Bei Squarespace bin ich bei der Gestaltung bei weitem nicht so frei wie bei WordPress. Das bedeutet aber in meinem Fall einen großen Vorteil. Wenn ich zu viele Optionen habe, werde ich schnell überfordert. Eine überschaubare, aber gutdurchdachte Auswahl erleichtert mir die Entscheidung. Mit einem Kompromiss hier und da kann ich gut leben.
Bei Squarespace werden Aktualisierungen im Hintergrund gemacht und somit ist deine Website in dieser Hinsicht immer auf dem neuesten Stand. Plugins gibt es keine. Es ist alles im System integriert. Kein Grund zu zittern wie bei WordPress, wenn das nächste große Update ansteht oder du einen neuen Plugin für eine bestimmte Funktion brauchst. In den letzten 8 Jahren hat alles einwandfrei funktioniert. Toi, toi, toi!
Squarespace kannst du 14 Tage lang kostenlos testen. Die Basis und Businessversion sind zwar nicht die billigsten, aber in meinen Augen eine sehr lohnende Investition in deiner Sichtbarkeit.
9# Canva — Bildbearbeitung für Laien
Früher hat mich die Bildbearbeitung für meine Website, Blogartikel und Social-Media-Beiträge viel Zeit und Nerven gekostet. Als Übersetzerin kam ein Programm wie Adobe Photoshop für mich nie in Frage. Viel zu teuer. Viel zu lernintensiv.
Ich habe mich jahrelang mit eigenen Bildern und ein paar Instagram-Filtern geholfen. Für den Anfang keine schlechte Lösung. Das Ganze hat mich jedoch unverhältnismäßig viel Zeit gekostet. Und die Ergebnisse? Na ja, eher ein Kompromiss als wirklich zufriedenstellend. Irgendwann musste eine effizientere Alternative her. Sie habe ich in Canva gefunden in Kombination mit Unsplash (zu dieser Bilderplattform ein anderes Mal mehr).
Canva ist ein Online-Tool für Grafikdesign. Damit lassen sich ganz einfach Bilder bearbeiten und hübsche Grafiken erstellen. Ich nutze es vor allem für meine Social-Media-Beiträge. Du kannst aber damit auch Logos, Visitenkarten und Flyer gestalten. Und sogar Videos aufnehmen und GIF erstellen. Mit PowerPoint konnte ich mich nie wirklich anfreunden. Mittlerweile bereite ich die Präsentationen für meine Webinare in Canva vor. Und die Handouts dazu auch.
Canva bietet Unmengen an Vorlagen, die ich dann nach Belieben anpassen kann. Eine wunderbare Quelle an Inspiration.
Bei aller Begeisterung würde ich inzwischen einiges anders machen. Ich habe mit Canva einfach losgelegt und auf gutes Glück rumexperimentiert. Manchmal hat es tatsächlich beim ersten Anlauf funktioniert. Ich war aber auch oft frustriert. Vor allem dann, wenn ich mich totgeklickt habe und das Programm nicht tat, was ich mir vorstellte. Im Nachhinein wäre es besser gewesen, ein Stündchen in eine gründliche Einführung zu investieren. Wenn man das Grundprinzip verstanden hat, ist das Tool auf einmal viel intuitiver.
So eine Basiseinführung und ein paar Tipps und Tricks gebe ich übrigens in einem Webinar. Das halte ich am 9. November für den BDÜ Fachverlag. Falls du an diesem Tag nicht kannst, wird es eine Aufzeichnung geben. Wäre das vielleicht interessant für dich? Schau, hier findest du alle Informationen: https://seminare.bdue.de/5259
Canva ist in der Basisversion kostenlos. Die Pro-Version hat aber so viele coole zeitsparende Funktionen, dass ich es inzwischen sehr bereue, nicht früher auf die kostenpflichtige Version umgestiegen zu sein.
Besonders schätze ich die Möglichkeit, die Größe eines Designs stufenlos zu ändern. So kann ich mit nur einem Klick aus einem LinkedIn-Beitrag zum Beispiel einen Instagram-Post machen. Die Canva-Pro-Funktion Bildhintergründe zu entfernen, möchte ich auch nicht mehr missen.
#10 LSP.expert — Projektmanagement und Rechnungsstellung
Um meine Übersetzungsaufträge zu verwalten, bin ich 20 Jahre lang mit einer (recht ausgefeilte) Excel-Datei wunderbar zurechtgekommen. Letztes Jahr, als sich eine neue Kundin für zahlreiche Aufträge ein verbindliches Angebot sowie ein externes Lektorat gewünscht hat, wurde es mir mit Excel langsam aber sicher zu unübersichtlich.
Mit eingebetteten Excel-Tabellen ist es mir früher auf Word zwar gelungen, hübsche professionell aussehende Rechnungen zu erstellen. Das war aber jedes Mal etwas fummelig. Ich wusste, mit einem anderen Programm könnte ich dabei viel Zeit sparen … So entstand Anfang 2023 der Entschluss fest: Ich steige auf LSP.expert um.
Entwickelt wurde dieses Projektverwaltungstool von einem belgischen Ehepaar, Caroline Bries (Übersetzerin) und Cédric Degallaix (IT-Entwickler), die von Anfang an die Bedürfnisse selbständiger Übersetzer:innen (und anderer textaffiner Selbständigen) im Blick hatten.
Das erkennen wir zum Beispiel an die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Währungen zu arbeiten, CAT-Tool-Analysen (Fuzzies und Co.) zu berücksichtigen, Rechnungsvorlagen in mehreren Sprachen zu erstellen, und auch Projekte (z. B. fürs Lektorat) weiterzugeben.
LSP.expert ist eine cloudbasierte (ja, ich weiß, das ist nicht allen geheuer) DSGVO-konforme Lösung.
Was schätze ich an LSP.expert am meisten? Die Möglichkeit in einer einzigen Software Aufträge, Kostenvoranschläge und Rechnungen gesammelt und übersichtlich zu verwalten. Nein, ich möchte nicht mehr zurück.
Was hat mich am meisten beeindruckt? Zweifelslos der Support. Er wird von den Eigentümer:innen (sowohl auf Englisch wie auf Französisch) selbst betrieben. Beide sind sehr bemüht, auf Fragen schnell zu reagieren und sehr offen für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge. Mehrere Wünsche von mir wurden innerhalb weniger Stunden umgesetzt. Ja, du hast es richtig gelesen. Innerhalb weniger Stunden!
LSP.expert hat einen (in meinen Augen) sehr moderaten Preis und bietet einen kostenlosen Probemonat an, um alle Funktionen ausgiebig zu erforschen.
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Puh, ist das lang geworden! Es freut mich riesig, dass du bis ganz unten gelesen hast. Wie ist es bei dir? Welches Tool möchtest du nicht mehr missen? Gibt es ein Tool, dass du dir näher anschauen möchtest? Ich freue mich auf den Austausch mit dir hier in den Kommentaren!
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