Hast du schon einmal gezählt, wie oft am Tag du „Guten Morgen liebe Frau Soundso“, „Mit herzlichen Grüßen“ oder deinen Namen tippst? Musst du bei E-Mails in deiner zweiten Fremdsprache immer die gleichen Dinge nachschlagen? Und deine IBAN und deine Steuernummer sind bei Online-Formularen nie griffbereit?

Das ist bei mir seit einer gefühlten Ewigkeit nicht mehr der Fall. Ich habe da ein kleines Helferlein, das das liebend gern und äußerst effizient für mich übernimmt. Darf ich vorstellen? Das ist PhraseExpress!

Dieses Programm ist ein universelles Textbausteinsystem. Was heißt das? Du kannst darin Textbausteine speichern: von einzelnen Wörtern und Sätzen bis zu ellenlangen hochkomplizierten Texten. Diese Textbausteine kannst du dann in fast jedem Programm mit nur ein paar Klicks oder über ein Kürzel abrufen.

Es handelt sich um ein sehr mächtiges Programm mit vielen fortgeschrittenen Funktionen. Das Schöne dabei ist: Du kannst dich auf nur wenige Grundfunktionen beschränken und trotzdem davon schon sehr profitieren. So mache ich das seit Jahren und möchte das Programm nicht mehr missen. Ich finde die Bedienung selbsterklärend und intuitiv. Hier findest du viele Tutorials dazu. Soll ich dir helfen, PhraseExpress zu erkunden? Dafür ist mein Technikanschubser da. Dazu unten gleich mehr.

Wieso möchte ich dieses Programm nicht mehr missen? Hier kommen 5 Beispiele, wie PhraseExpress meinen Arbeitsalltag erleichtert.

Meine Hände auf einem Laptop beim Tippen. Daneben ein hübsches Heft und ein Latte Macchiato mit ganz viel Schaum.

#1 Weniger Tippen durch Textbausteine auf PhraseExpress (Wer hätte das gedacht!)

PhraseExpress nutze ich ganz gerne, um einzelne Wörter und kürzere oder längere Phrasen zu speichern und wieder abzurufen. Hier kommen drei Beispiele:

Mein eigener Name

Meinen Namen tippte ich früher jeden Tag zigmal. Ja, das ging schnell. Aber am Ende des Tages summierte es sich. Seit einigen Jahren übernimmt PhraseExpress das für mich. Aus m# (und der Enter-Taste) wird Marta, aus mp# Marta Pagans und aus mpl# Marta Pagans Llivina.

(Ja, so heiße ich mit vollem Namen. Als Spanierin habe ich offiziell zwei Nachnamen und damit bringe ich manche Absender ganz schön durcheinander. Nicht selten werde ich zu Llivina Marta. Einmal sogar zu Divina Marta. Himmlisch!)

Und woher kommt die Raute, fragst du dich jetzt vielleicht? Ich habe sie mir als Sonderzeichen ausgesucht. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass ich beim Schreiben je die Kombi mp# tippen muss und dabei unbeabsichtigt PhraseExpress auffordere, meinen Namen zu schreiben.

Wenn wir gerade dabei sind … Ich hätte genauso gut ein Semikolon oder ein Sternchen nehmen können. Oder einen Punkt und erst dann die Kürzel ... Hauptsache, diese Kombi kommt so gut wie nie vor. So machst du dir das Leben mit diesem Programm später deutlich leichter.

Ich höre schon deinen Einwand: Mein Name ist schnell getippt. Dafür brauche ich ein Programm nicht! Das stimmt. Deswegen habe ich noch weitere Beispiele für dich.

Textschnipsel

Mit Textschnipseln, die ich immer wieder benutze, spare ich mir viel Zeit beim Tippen. Das müssen keine ewiglangen Texte sein. Aus ebd# wird bei mir „Für eine kurze Eingangsbestätigung wäre ich dir sehr dankbar“. Aus ebs# „Für eine kurze Eingangsbestätigung wäre ich Ihnen sehr dankbar“. Ja, das füge ich vielen Mails hinzu.

Ja, richtig erkannt: „d“ am Ende der Kürzel steht bei mir für Duzen. „s“ am Ende für Siezen.

Wie kann ich mir diese ganzen Abkürzungen merken? Indem ich ein einfaches System dafür entwickelt habe und es konsequent anwende.

Magst du raten, was sich hinter diesen Kürzeln versteckt?

mfg#

sgdh#

gmlf#

(Die Auflösung findest du weiter unten. Aber noch nicht rüberspringen, ok?)

Wichtig: Du brauchst auch nicht jedem einzelnen Textbaustein eine Abkürzung geben. (Das wäre auch viel zu viel.) Du kannst sie auch jederzeit über ein Menu oder auch über übergeordnete Ordner abrufen.

Ordner rufe ich dann mit der ersten Silbe eines Wortes und zwei Rauten ab. Unter rech## finde ich die Mails zu meinen Rechnungen. Unter ber## alle Textbausteine, die mit meiner Tätigkeit als Beraterin zu tun haben.

Grußformel

Objektiv betrachtet, könnte ich jede einzelne Mail mit „Herzliche Grüße“ beenden. Das wäre mir aber zu öde. Ich habe mir eine inzwischen sehr lange Liste mit wenigen oder mehr ausgefallenen Grußformeln erstellt.

Das ist eine wunderbare Möglichkeit, meine Mails aufzupeppen und sie persönlicher zu gestalten.

Hier zwei Auszüge von mir:

Inspiriert? Oder eher davon erschlagen? Das musst du nicht so handhaben wie ich! Vielleicht reichen dir drei Varianten vollkommen aus. Drei Textbausteine sind ultraschnell erstellt und damit sparst du immer wieder ein paar Sekunden.

Das Schöne dabei ist, deine Listen kannst du nach und nach ergänzen.

Und wie versprochen, hier kommt die Auflösung:

mfg# steht für Mit freundlichen Grüßen

sgdh# steht für Sehr geehrte Damen und Herren,

gmlf# steht für Guten Morgen liebe Frau …,

Und? Alle erraten?

#2 Weniger Nachdenken mit PhraseExpress (Einmal reicht oft aus)

Wie oft bekomme ich eine E-Mail und überlege: Und was sage ich jetzt? Wie antworte ich darauf? Wie kann ich das sachlich/freundlich/diplomatisch/souverän formulieren?

Ich tippe ja recht schnell, bin ein Kopfmensch und sinniere oft und gern über vieles nach ... Wenn ich mir aber etwas schon einmal „ergrübelt“ und richtig passend formuliert habe, wäre es eine Zeit- und Energieverschwendung, das nächste Mal wieder von Null anzufangen.

Beispiele?

Wenn ich einem Kunden die Unterschiede zwischen europäischen und lateinamerikanischen Spanisch erkläre …
Wenn ich gefragt werde, wie das Siezen und Duzen in der spanischen Werbung gehandhabt wird …
Wenn ich eine Anfrage bekomme, dazu ein Angebot erstelle, dabei an allen Eventualitäten denke und meine Konditionen schön ausführlich aufliste …

In solchen Fällen lohnt es sich für mich, diese Texte auf PhraseExpress zu speichern und sie später wieder zu benutzen.

Natürlich kann ich das jedes Mal aus der letzten Mail rausfischen und wieder anpassen. Das klappt bei mir mal mehr mal weniger gut …

Wie gesagt, es müssen keine ellenlangen Texte sein. Wenn ich auf LinkedIn jemandem eine Kontaktanfrage schicke oder mich für eine Kontaktaufnahme bedanke, kann ich immer wieder den gleichen Text benutzen.

Und nein, das ist bei mir kein langweiliger Standardtext (à la „Ich heiße Sie herzlich willkommen in meinem Netzwerk.“ Grrr. Igitt. Gruselig). Es sind ein paar persönliche und freundliche Zeilen, die auch nach mir klingen.

Wenn du dich mit Vorlagen schwertust, weil du sie als etwas Unpersönliches siehst, noch ein Gedanke: Du kannst die Vorlagen als Grundlage nutzen. Hier und da anpassen kannst du sie ja später immer noch.

Inzwischen habe ich mehrere Geburtstags- und Kondolenzwünsche auf PhraseExpress gespeichert. In ganz unterschiedlichen „Vertrautheitsabstufungen“ … Für mich ist es wichtig, an diese eine Person zu denken und sie das auch wissen zu lassen. Ob ich den liebevoll formulierten Text jedes Mal mühsam abtippe oder über ein Programm abrufe, ändert an meiner Wertschätzung dadurch nichts, finde ich. Was meinst du? Wie stehst du dazu?

#3 Weniger überprüfen mit Textbausteinen auf PhraseExpress (Denn das hat jemand davor für mich erledigt)

Eine Zeitlang war mein aktives Englisch stark eingerostet. Wenn du eine zweite Fremdsprache hast, kennst du das vielleicht. Übersetzen aus dem Englischen? Überhaupt kein Problem. Fehlerfreie Mails in einer angemessenen Zeit zu verfassen? Fehlanzeige!

Wenn du mich ein bisschen kennst, weißt du das schon: Früher hatte ich einen sehr starken Drang zum Perfektionismus. Heute ist es deutlich besser geworden. Über (eigene) Grammatik- und Tippfehler ärgere ich mich aber nach wie vor sehr.

Ein Übersetzungsprojekt durchläuft in der Regel immer die gleichen Schritte. Auf eine Anfrage können wir mit ja, nein oder vielleicht antworten. Oft haben wir dazu ähnliche Fragen. Am Ende schicken wir den Text, fragen nach Feedback und stellen auch noch die Rechnung. Für jede Möglichkeit habe ich einen kurzen Text geschrieben und diese Texte von einer Muttersprachlerin lektorieren und aufpeppen lassen. Da es mir wichtig ist und die britische Gepflogenheit es auch so will, habe ich auch mehrere freundliche Floskeln als Einstieg gesammelt. (I hope London is not too rainy today.)

Dieses Grundgerüst hat mir damals sehr geholfen. Ich wusste, diese Texte sind ganz sicher richtig. Ich brauche sie nicht dreimal zu überprüfen. Anpassen ging so deutlich schneller.

Geht es dir mit deiner zweiten (oder dritten, vierten, fünften …) Fremdsprache auch so? Magst du es vielleicht ausprobieren?

#4 Weniger Suchen mit Textbausteinen auf PhraseExpress (Alles schön gesammelt auf einem Platz)

PhraseExpress nutze ich inzwischen auch als kleine, feine Datenbank. Dort habe ich alle Nummern, die ich mal brauche. Von der Steuernummer bis zur UID, von der BDÜ-Mitgliedsnummer bis zu den ganzen IBANs, BICs und Co. Nein, ich brauche diese Nummern nicht jeden Tag. Wenn ich sie aber mal brauche, muss ich mich durch keine Ordner wühlen und keine Zahlen (mit dem damit verbundenen großen Vertipppotenzial) händisch einfügen ...

Ganz wichtig: Ich nutze PhraseExpress nur lokal. Das heißt, alle meine Textbausteine werden bei mir im Rechner gespeichert. (Der mit einem sehr starken Passwort gut gesichert ist.) PhraseExpress kannst du auf mehreren Geräten synchronisieren, wenn du magst. Dafür werden deine Texte in der Cloud gespeichert. Je nachdem, wie du arbeitest, kann das für dich von Vorteil sein. In so einem Fall würde ich aber in dem Programm keine sensiblen Daten wie Steuernummer, IBAN und Co aufheben. Das wäre mir zu heikel …

#5 Weniger CopyPaste mit dem universellen Textbausteinenprogramm PhraseExpress

Es kommt oft vor, dass ich URLs kopieren und hinzufügen möchte. Wenn ich auf Social Media einen Link zu einem Blogartikel teile oder in meinem Newsletter einen Link zu einem brandneuen Angebot einpflege ... Wenn ich eine Unterseite auf meiner Website überprüfen oder mit einer Kollegin Infos zu einem meiner Workshops teilen möchte ... Dafür habe ich mir drei Listen mit URLs erstellt. Mit der ersten rufe ich alle meine Blogartikel auf, mit der zweiten alle Unterseiten, mit der dritten meine aktuellen Workshops und Webinare. Echt praktisch!

So sieht es dann zum Beispiel aus.

#5+1 PhraseExpress als Bibliothek für Prompts

Dieses Jahr habe ich angefangen, mit ChatGPT und Co. zu experimentieren. Nein, ich weiß noch nicht, was ich davon halte und ob es mir was bringt. Aber ich habe mir vorgenommen: Das schaue ich mir jetzt an.

(Ja, ich weiß, ich weiß. Für Neuigkeiten brauche ich immer ein bisschen ... Aber nun gut, ich bin trotzdem veränderungs- und anpassungsfähig. Dieses suspekte Internet habe ich mir irgendwann mal doch noch angeschaut und für gut gefunden ...)

Also, wie gesagt, dieses Jahr habe ich angefangen, mit ChatGPT und Co. zu experimentieren. Die Prompts (also die Kommandos), die ich dafür entwickle, landen nach und nach auf PhraseExpress. Übersichtlich sortiert in verschiedenen Ordnern. Momentan klappt es gut. Mal schauen, wie sich das Ganze entwickelt. Ich werde berichten.

*

Das waren 5+1 Beispiele, wie ich mir das Leben mit Textbausteinen auf PhraseExpress leichter mache. Jetzt bin ich neugierig, kanntest du dieses Programm schon? Nutzt du Vorlagen und Textbausteine? Wie geht es dir damit? Ich freue mich, wenn du deine Erfahrungen mit uns hier teilst.